Sammarbeidsfunksjonen i RAYVN gir deg mulighet til å samarbeide med eksterne selskap/partnere (samvirkeaktører) i en aktiv logg i RAYVN. Vi skal nå gå gjennom de enkle stegene for å bruke denne funksjonen.
Funksjonen er tilgjengelig for alle kunder hos RAYVN, men du må legge til samarbeidspartnerne som er viktige for din organisasjon i RAYVN selv. Etter at du har lagt til en, eller flere samvirkeaktører, er du klar for å starte samarbeidet når en kritisk hendelse forekommer.
I denne demonstrasjonen skal vi knytte sammen to organisasjoner i RAYVN. Vi vil kalle dem "Rød organisasjon" og "Blå organisasjon", og sette opp et samarbeid mellom de to. Vår organisasjon vil i dette eksempelet være "Rød organisasjon", og vi ønsker å sette opp "Blå organisasjon" som samvirkeaktør.
Legg til og inviter en samvirkeaktør
For å kunne samarbeide mellom din organisasjon og andre, må det være en felles enighet om at partene ønsker å samarbeide. Dette vil vises gjennom hvordan du legger til samvirkeaktører i RAYVN.
For å legge til en samvirkeaktør, gå til "Kontoinnstillinger".
Klikk så på "Samvirkenettverk"
Klikk på "Inviter samvirkeaktør"
- Legg inn navnet på selskapet/organisasjonen du vil opprette samvirkeaktør-profil til.
- Legg til e-postadressen til hovedkontakten til organisasjonen du vil invitere.
- Om du ønsker kan du legge til telefonnummer til hovedkontakten, og en egendefinert melding som vil bli lagt til i e-posten med invitasjon om samvirke.
- Du kan klikke på "Forhåndsvis" for å se hvordan invitasjonen vil se ut i e-posten som blir sendt, eller klikke "Send invitasjon" for å sende invitasjonen med en gang.
Klikk "Lukk forhåndsvisning" og deretter "Send invitasjon". En e-post vil nå bli sendt til valgt e-postadresse.
Vi har nå lagt til samvirkeaktøren "Blå organisasjon". På dette punktet er det ikke satt opp en samarbeidsavtale mellom vår organisasjon og "Blå organisasjon". Når du har klikket på samvirkeaktøren i listen over samvirkeaktører, vil du få opp informasjon om samvirkeaktøren.
Før samvirkeaktøren godtar invitasjonen kan du:
- Velg hvilken type samvirkeaktør selskapet/organisasjonen er. Du kan velge mellom lokal, regional og global. Hvis din RAYVN-konto bruker flere grupper i et hierarki, vil dette definere hvilket nivå i hierarkiet samvirkeaktøren vil bli knyttet til.
- Velg en gruppe samvirkeaktøren vil bli knyttet til.
- Legg til kontaktpunkter. Dette tillater deg å legge til kontaktpersoner fra en samvirkeaktør. Det er valgfritt og er kun ment som en referanse. Du trenger ikke legge til kontaktpersoner for å kunne bruke samvirke-funksjonen.
- Klikk "Lagre" når du er ferdig.
Dette kan du også gjøre etter invitasjonen om samvirke har blitt godtatt.
Når samvirkeaktøren har godtatt invitasjonen vil den røde baren under "Informasjon om samvirkeaktør" bli grønn og merket som "Tilkoblet".
Gjenta disse stegene for hver samvirkeaktør du ønsker å legge til. Ved å gjøre dette, bygger du et nettverk i RAYVN over selskap som dere vil kunne samarbeide med, og som vil kunne hjelpe til og assistere dere under en hendelse.
Alt dette vil gjøre beredskapsplanene til din organisasjon enda bedre.