Å bruke møtemaler kan være nyttig for din organisasjon dersom dere ønsker å bruke møter som har spesifiserte punkter og struktur som må gjennomgås i møtet.
Du kan lage flere møtemaler, og knytte dem til loggmaler i spesifikke rom.
- For å lage en møtemal, klikk på tannhjulet øverst til høyre på RAYVNs forside. Velg "Kontoinnstillinger".
- Klikk på fanen "Møtemaler". Her vil du finne en liste over dine møtemaler. Dersom du vil starte en ny mal, klikk på "Ny mal for møter".
- Legg inn spesifikke detaljer du ønsker å inkludere i møtemalen. Det er mulig å gjøre endringer på malen etter at du har lagret den.
Navn på mal:
Dette er navnet/beskrivelsen for møtemalen
Type mal
Dette feltet viser hvilken del av organisasjonen malen er tilgjengelig i.
Gruppe
Dette feltet definerer gruppen som malen vil bli knyttet til.
Agendapunkter
Her kan du legge inn punkter du ønsker å gå gjennom på møtet. Klikk "Legg til" for å legge punktet inn i malen. Hvert agendapunkt vil dukke opp i den ferdige malen med en tekstboks under punktet. Her kan en legge inn notater til hva som blir tatt opp under hvert punkt i møtet. Nummeret under tekstboksen indikerer hvor mange tegn som er skrevet inn.
Fokus
Fokus er ment som en overordnet indikator for hva beredskapslaget burde fokusere på under håndteringen av en hendelse. Fokuset kan endre seg etterhvert som hendelsen utvikler seg. For eksempel: "Fokus på å sikre ansatte", eller "Fokus på å minske miljøskade". Mellom møtene kan brukere se hva som er fokus for hendelsen øverst i loggen, til høyre for tittelen på øvelsen.
Statusfelt
Denne seksjonen er ment som et synlig statusfelt knyttet til spesifikke tall. For eksempel "Antall skadde personer: 3"., "Personer savnet: 2", og så videre. Numrene kan oppdateres etterhvert som situasjonen endrer seg.
Oppgaver
Dette feltet fungerer på samme måte som når du lager oppgaver i loggen. Du kan knytte oppgaver til brukere, og sette frister for når de skal være utført. Grunnen til at dette feltet finnes, er for å gjøre det enklere å utdele oppgaver mens en har et møte.
Når du har spesifisert de punktene du ønsker å ha med i møtemalen, klikk "Lagre".
Malen vil nå bli lagt til listen over maler på venstre side. Ved å klikke på malen, vil du se alle detaljene lagt i malen på høyre side. Nye møter blir automatisk satt som "Upublisert". For å kunne bruke malen i en logg må du klikke på "Publisert/Upublisert"-knappen, og så "Lagre". Innholdet i malen kan bli redigert når som helst før den blir brukt. Husk alltid å lagre når du har utført endringer.
Publiserte møtemaler vil alltid være tilgjengelige i seksjonen "Møter" i en aktiv logg.
Dersom en logg startes fra en loggmal, blir et møte med din valgte mal automatisk lagt til når loggen starter.
På denne måten kan du sikre at ditt lag bruker den korrekte møtemalen for enhver hendelse.