RAYVN

Hensikten med møter er å dele informasjon, etablere en felles forståelse for situasjonen og koordinere, planlegge og prioritere den videre håndteringen av en kritisk hendelse. 

Det første møtet holdes like etter at en hendelse inntruffet. 

Statusmøter holdes jevnlig og regelmessig gjennom den kritiske hendelsen. 

RAYVN gir deg mulighet til å holde det første møte, og kommende statusmøter, i forskjellige rom i din organisasjon. Det er enkelt å dele referat fra møtet minutter etter at det er ferdig til andre loggnivåer. 

Du kan få tilgang til statusmøtene ved å klikke på "Møter" i menyen. 

Start et møte

For å starte et møte, klikk på "Nytt møte".

Du kan velge om du vil starte et nytt egendefinert møte, eller om du ønsker å starte et møte fra en møtemal. 

Du kan lese mer om hvordan du setter opp en møtemal her.

På bildet kan vi se at det er lagt inn to møtemaler, kalt "Første møte" og "Andre møte". 

Når du har valgt å opprette et møte med eller uten mal, kommer du inn i et møteformat. Du har nå startet et møte som er pågående. Dersom du opprettet et møte uten mal, kan du fylle inn de ulike feltene underveis i møtet. Dersom du har opprettet en mal, er disse feltene fylt inn på forhånd. Dette er praktisk i tilfelle du har laget en spesifikk plan for hva som skal gjennomgås på møtet på forhånd. Da er du sikret en tydelig og klar form og struktur for møtet. 

Her er et eksempel på et pågående møte:

Agenda: Denne seksjonen inneholder ett eller flere agendapunkter. 

Dette er der du dokumenterer det som blir diskutert under møtet. Klikk på "Legg til agendapunkt" for å legge til et punkt du ønsker å diskutere på møtet. 

Hvert agendapunkt vil ha en egen tekstboks hvor du kan skrive inn nøkkelord, stikkord, eller ting fra møtet du ønsker å føre ned. 

Nummeret under boksen indikerer hvor mange tegn som er skrevet ned for punktet. 

Fokus: Fokus er ment som en overordnet indikasjon for hva beredskapsgruppen skal fokusere på i det daværende punktet i hendelsen. Fokuspunktene kan endres etterhvert som situasjonen utvikler seg. Eksempler på fokus kan være: "Skaffe oversikt", "Sikre personell" eller lignende. 

Mellom møtene kan brukere se og overvåke status og fokus i loggen. Statuser ligger under "Nåværende status", og fokuspunktene vil stå øverst i loggen. 

Oppgaver: Dette fungerer på samme måte som når du fører opp oppgaver i "Oppgaver"-feltet i "Aktiv logg".

Du kan knytte oppgaver til enkelte personer, og sette tidsfrister.

Det er beleilig at å kunne sette oppgaver underveis i et møte, ettersom det kan avdekkes behov for nye oppgaver som må gjøres. Da slipper du å huske dem til møtet er over, for så å gå inn igjen i den aktive loggen og føre oppgavene opp i "Oppgaver"-feltet. 

Status: Denne seksjonen er ment å være en synlig status som er knyttet til faktiske tall. For eksempel "Savnede personer: 2", "Antall kart tilgjengelig: 3", osv. Numrene på de nåværende statusene kan oppdateres i møtet. Alle brukere, også de som ikke deltar i møtet, kan se statusene i feltet "Nåværende status" i loggen. 

Avslutt et møte

Når møtet er over, og du har sjekket at all informasjonen har blitt korrekt ført inn, klikk "Avslutt møtet". Du vil nå se en lagret versjon av møtet.

Når du avslutter møtet vil feltene "Fokus", og "Status", automatisk bli oppdatert. De nye statusverdiene vil ligge under "Nåværende status" i loggen, og er tilgjengelige til brukere i samme rom som deg i RAYVN. Et referat av møtet vil også legges ut i loggstrømmen som en loggoppføring, og dette kan deles mellom de ulike rommene dersom det er behov for det. Det vil også bli ført opp klokkeslett for møtet. 

Referatet vil ligge som en komprimert versjon i loggstrømmen, og du må klikke "Vis detaljer" for å kunne se hele referatet.

Alle fullførte møter vil bli lagret, og er tilgjengelige ved på klikke på nedtrekksmenyen på "Møter"-siden. 

Alle møtene ligger her, med tidskoder for når de ble holdt. Klikk på det møtet du vil se, for å få informasjonen om møtet.