For å kunne varsle deg og dine kollegaer om en hendels, må man være tildelt et lag. RAYVN kommer med et standardlag, men du kan lage så mange lag du ønsker.
1. For å endre lag, gå til "Kontoinnstillinger", og velg "Lag".
Her vil du se en liste over lagene som eksisterer i din organisasjon.
Du kan lage, fjerne og endre lag ved å klikke på lag-innstillingene til venstre for laget, og så endre lag-innstillingene til høyre. Dersom du har en lang liste med lag, kan du skrive inn lagnavnet i sekøfilteret for lag.
For å opprette et nytt lag, klikk på "Opprett nytt lag".
2. Legg så inn informasjon om laget.
- Skriv inn et lagnavn - et navn som beskriver funksjonen til det laget.
- Velg lagtype - velg mellom "Global", "Regional", og "Lokal". Et globalt lag kan inviteres til logger i hele organisasjonen uavhengig av hvilken gruppe det tilhører. Et regionalt lag kan inviteres til logger innenfor den gruppen den tilhører, eller dens undergrupper. Et lokalt lag kan inviteres til logger innen den gruppen den tilhører.
- Funksjon - dette alternativet (ikke avbildet) dukker bare opp dersom din bruker har tilgang til "Pårørende"-modulen. Sett funksjonen som "Vanlig lag". Dette gir laget tilgang til normale logger når de blir invitert.
- Sett laget inn i en "Gruppe".
- Legg laget inn i ett eller flere ulike rom.
- Legg til flere deltakere i laget ved å klikke på "Knytt deltaker til lag" - se mer under.
For å legge til flere deltakere i laget, klikk "Knytt deltaker til lag". Du vil nå se en liste over alle tilgjengelige brukere. Velg de brukerne du ønsker å legge til laget. Dersom listen over brukere er lang, kan du filtrere ut de du leter etter ved å skrive navnet deres i søkefeltet.
Gjenta prosessen for å legge til alle medlemmene du ønsker i laget. Listen over alle medlemmer i laget vil se slik ut:
Her kan du endre måten hvert medlem mottar notifikasjoner ved å trykke på ikonene for de ulike notifikasjonskanalene. Symbolene viser de ulike kanalene hver bruker kan motta notifikasjoner i. De ulike kanalene er: anrop via telefon, e-post, push-notifikasjon fra mobilappen, og SMS. Generelt sett er det anbefalt å ha mer enn en notifikasjonskanal aktivert per bruker, for å øke sjansen for at hver deltaker kan nås.
Når du har lagt til brukerne du ønsker til laget, klikk "Lagre". Laget ditt vil nå være tilgjengelig i listen over lag i din organisasjon. Du kan endre ethvert lags innstillinger ved å klikke på dem i listen over tilgjengelige lag.
Definer innstillinger for notifikasjoner.
I innstillingene for lag kan du gjøre alle nødvendige endringer for et lag. For at laget ditt skal motta notifikasjoner når en hendelser skjer, må du definere teksten som skal sendes ut til medlemmene i laget. Notifikasjoner kan sendes gjennom en automatisert telefonsamtale, e-post, SMS og gjennom varsler fra mobilappen. Legg ved en passende tekst for kanalene med skriftlige notifikasjoner ved å trykke på "Rediger".
Skriv så inn teksten du ønsker skal sendes automatisk i de ulike notifikasjonskanalene for dette laget. Notifikasjonssystemet i RAYVN vil samle inn data fra den aktive loggen, slik at notifikasjonene som sendes ut til alle deltakere inneholder informasjon fra loggen i tillegg til den forhåndsbestemte meldingen du har lagt inn i varslingsfeltene.
Dersom du ønsker, kan du velge å skrive inn ulike meldinger i de forskjellige notifikasjonskanalene. For eksempel kan du velge om du ønsker å inkludere mer informasjon i notifikasjonen som sendes ut via e-post enn i app-varslingen.
I alle varslingskanalene vil mottakeren bli bedt om en respons på om de kan delta eller ikke. Responsalternativene vil variere mellom de ulike kanalene.
E-post: Mottakeren kan svare ved å trykke på en av to knapper i e-posten, enten "Ja" eller "Nei".
SMS: Mottakeren kan svare med enten "Ja", "Ok", eller "Nei".
Mobilapp: Notifikasjonen vil inkludere to knapper hvor en kan velge å godta, eller avslå invitasjonen om å bli med i loggen.
Telefonsamtale: Inkluderer en standardisert melding om at en logg har blitt satt i gang. Det går ikke an å endre denne meldingen per dags dato.
Oppsettet til hver notifikasjonskanal vises nedenfor. De gule feltene er datafelt, hvor RAYVN vil legge til og legge sammen data fra brukeren, og den spesifikke loggen. Dersom du ønsker å endre varslingen for dette laget, klikk på "Rediger".
Du vil nå se teksten som en kombinasjon av koden for hvert datafelt, og din egen tekst. Legg til/endre teksten du ønsker skal bli sendt ut til dine mottakere i notifikasjonskanalene. Dersom du ønsker å legge til flere datafelt, klikk på enten "Logg", eller "Mottaker".
Dette er de tilgjengelige datafeltene du kan legge til i notifikasjonene:
Her ser du noen eksempler på hvordan en notifikasjonsmelding kan se ut:
| Notifikasjonstekst med datafelt | Eksempel på notifikasjon sendt til bruker - Hendelse 1 | Eksempel på notifikasjon sendt til bruker - Hendelse 2 |
| Hei <Fornavn> <Etternavn>. Det har vært en hendelse: <Tittel>. <Beskrivelse av situasjon>. Vennligst svar med Ja dersom du kan delta, og Nei dersom du ikke kan delta. | Hei, Ola Nordmann. Det har vært en hendelse: Brann i lagerbygningen. Det er en brann i kjelleren. Alarmen har gått av, og evakuering må iverksettes. Vennligst svar med Ja dersom du kan delta, og Nei dersom du ikke kan delta. | Hei, Kari Nordmann. Det har vært en hendelse: Person savnet. En person har forsvunnet i fjellet. Sist sett i går formiddag ved foten av Preikestolen. Vennligst svar med Ja dersom du kan delta, og Nei dersom du ikke kan delta. |
Når du er ferdig med å legge til/endre notifikasjonsvarslene for laget, klikk "Lagre".